หลักการเขียน JDที่ดี

อ.วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์ 24 May 2016 17:12:29
     
remove_red_eye
view
insert_comment
comment



          การเขียน JD (Job Description) หรือหน้าที่งาน เป็นเอกสารที่แสดงถึงขอบเขต ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน ซึ่งแต่ละองค์กรมีแนวทางการเขียนที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป แต่ท้ายที่สุดของการเขียน นั่นคือ มุ่งให้ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นทราบขอบเขตของความรับผิดชอบงาน พร้อมบอกคุณลักษณะ คุณสมบัติที่เหมาะสมในตำแหน่งนั้นๆ ให้ตรงตามความต้องการขององค์กร
          การเขียน JD ที่ถูกต้องนั้น ควรเริ่มต้นมาจากการเชื่อมโยงจากนโยบาย วิสัยทัศน์ เป้าหมายที่องค์กรวางกลยุทธ์ไว้ก่อน โดยกำหนดหน้าที่งานตามภารกิจหน้าที่ ที่สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร(Organization Chart) การเขียนมีความชัดเจน ครอบคลุมในหน้าที่ของแผนกหรือหน่วยงาน
          แรกเริ่มนั้น ควรมีการวิเคราะห์งาน(Job Analysis :JA)แต่ละงาน ให้ถ่องแท้เสียก่อน เพราะหากเริ่มเขียนใหม่ๆ จะพบว่างานบางหน้าที่มีความเกี่ยวข้อง เหมือนหรือซ้ำซ้อนกับแผนกอื่น ดังนั้น การเขียนที่ดีนั้น ผู้เขียนต้องมององค์รวม แบบภาพใหญ่(Big Picture)ก่อน แล้วเก็บรายละเอียดปลีกย่อยแต่ละหน้าที่
          มีบางท่าน เคยถามผู้เขียนว่า จริงๆแล้วหน้าที่การเขียน JD ปรับปรุง คือหน้าที่ใคร ??ผู้บริหาร HR หรือหัวหน้างานหรือจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาเขียน คำตอบ คือ เป็นไปได้หลายทางขึ้นอยู่กับเหมาะสมและการเข้าถึงการเขียนได้ตรงจุด เพราะไม่ว่าท่านใดเป็นผู้เขียนจะพบว่า ข้อมูลที่สำคัญเพื่อใช้ประกอบในการเขียน ต้องได้รับมาจากผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานนั้นร่วมให้ข้อมูลที่จำเป็น ในการกำหนดการเขียนหน้าที่งาน 


ขอยกตัวอย่างหลักการเขียน JD ในเบื้องต้น ดังนี้ 

1. นโยบายองค์กร(Policy) : พัฒนาองค์กรให้มีมาตรฐาน พัฒนาผลิตภัณฑ์สู่ระดับสากล โดยทีมผู้เชี่ยวชาญทุกสาขามืออาชีพ 

2. วิสัยทัศน์(Vision) : มุ่งมั่นพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ตรงใจลูกค้า พัฒนานวัตกรรมใหม่ด้าน รักษาสิ่งแวดล้อม เพื่อความเป็นเลิศในภูมิภาคอาเซียน 

3. แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) : ประกอบด้วย
     • กรรมการผู้จัดการ
     • ผู้จัดการส่วนโรงงานและผู้จัดการส่วนสำนักงาน
     • หัวหน้าฝ่ายส่วนต่างๆ เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต หัวหน้าฝ่ายคุณภาพ หัวหน้าฝ่ายเทคนิค หัวหน้าฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ หัวหน้าฝ่ายขาย หัวหน้าฝ่ายการตลาด หัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าฝ่ายบุคคล หัวหน้าฝ่ายธุรการ หัวหน้าฝ่ายคอมพิวเตอร์
     • ตำแหน่งหน้าที่งานย่อยแต่ละฝ่าย เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต มีตำแหน่งงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบในฝ่ายอีก 3 ตำแหน่ง คือ รองหัวหน้าฝ่ายการผลิต เจ้าหน้าที่ผลิต ธุรการฝ่ายการผลิต แต่ละหน้าที่นั้นอาจประกอบด้วย จำนวนผู้ดำรงตำแหน่งทำงานมากน้อยต่างกัน ในสายการผลิดตำแหน่งเจ้าหน้าที่ผลิตหลายร้อยหรือหลายพันคน
        โดยนับเป็น 1 หน้าที่ แต่หลายตำแหน่งงาน ในข้อนี้ ถือว่าเป็นการเขียนที่มีกระบวนการ ใช้ระยะเวลาวิเคราะห์ค่อนข้างนาน เพื่อให้ข้อมูลตรงตามตำแหน่งและถูกต้อง โดยตำแหน่งงานย่อยอาจแยกออกไปอีกเป็นหลายตำแหน่ง 

          ประเด็นสำคัญ!! 

          หลักการเขียนที่ง่ายและตรงตามเป้าหมายขององค์กรนั้น องค์กรควรแบ่งแยกหน่วยงาน หน้าที่ในสายงานหลัก (Line)และสายงานสนับสนุน(Support)ให้ชัดเจนก่อน เพื่อป้องกันความสับสน เกิดความชัดเจนในหน้าที่แต่ละหน่วยงาน ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการ และการบริหารแต่ละระดับนั้น ควรมีการกระจายอำนาจ (Decentralization) ให้ระดับผู้ปฏิบัติงานระดับล่างลงมามีอำนาจการตัดสินใจเกี่ยวกับการคิด ปฏิบัติ และแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ในลักษณะนี้ จะก่อให้เกิดแนวคิดการปรับองค์การแบบ reorganizing, reengineering, restructuring, reinventing เป็นต้น คือเกิดการพัฒนางานได้รวดเร็จ การตัดสินใจไม่ต้องใช้เวลานานเกิน
          บางแห่ง อาจมีการจัดโครงสร้างองค์การจากแนวดิ่งมาเป็นแนวราบ (Flat organization) มีสายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือเป็นการลดขนาดขององค์การ (Down sizing) การจัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ ได้แก่ การจัดโครงสร้างแบบโครงการ (Project organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบเมทริกซ์ (Matrix organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบข้อมูล (The information based organization) ทังนี้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและรูปแบบองค์กร 

บุคคลที่มีส่วนจัดทำ JD 

     • ผู้บริหารระดับสูงสุด :กำหนดหน้าที่ JD ตรวจสอบ อนุมัติงบประมาณการว่าจ้างที่ปรึกษา
     • ผู้บริหารระดับสูงในหน่วยงาน : จัดทำ JD ติดตามประเมินผล
     • ผู้จัดการหรือหัวหน้างาน : จัดทำปรับปรุง JD ในระดับผู้ใต้บังคับบัญชา เสนอแนะ
     • พนักงาน : ปฏิบัติตามใบหน้าที่งาน 

หน่วยงานที่มีส่วนสำคัญในการจัดทำ 

     • ฝ่ายบุคคลหรือพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ : หน่วยงานนี้อาจใช้ทีมงานเดิม หรือตั้งคณะกรรมการ หน่วยงานพิเศษขึ้นมา ทำหน้าที่ดูแลเฉพาะด้าน
            โดยมีหน้าที่สำคัญ 2 ส่วน คือ ออกแบบปรับปรุง JD จัดทำคู่มือและบูรณาการความเข้าใจบุคลากรเชื่อมโยงการจัดทำ JDให้ไปใช้จริงในองค์กร ส่วนงานนี้ หากไม่มีความชำนาญ ควรใช้ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญร่วมออกแบบปรับปรุง อบรมทำความเข้าใจแก่พนักงานในองค์กร เพราะช่วยลดความขัดแย้ง ลดระยะเวลาและเกิดการนำไปใช้ได้จริง 

       ส่วนประกอบแบบฟอร์ม JD 

• ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป ชื่อบริษัท ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย
• ส่วนที่ 2 :แผนผังโครงสร้างสายบังคับบัญชา
• ส่วนที่ 3 : รายละเอียดหน้าที่งานหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างสรุป
• ส่วนที่ 4 : คุณสมบัติที่จำเป็นในงาน การศึกษา สาขาที่จบ ทักษะทั่วไป
• ส่วนที่ 5 : ความรู้ ความสามารถ ทักษะในงาน
• ส่วนที่ 6 : ตัวชี้วัดผลงานและกำหนดความสามารถสมรรถนะในงาน
• ส่วนที่ 7 : ลงนาม ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ

          แต่ละองค์กร มีการกำหนดรูปแบบแตกต่าง มากน้อยไปตามความเหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของทีมคณะกรรมการบริหารและทีมฝ่ายบุคคล ที่มีที่ปรึกษาร่วมพัฒนาแบบแผน
ซึ่งในมุมมองผู้เขียนที่ผ่านมา พบว่า องค์กรใดก็ตามมีการปรับปรุง JD KPI Competency อย่างต่อเนื่อง และล้อไปตามแบบแผน นโยบายประจำปี นั่นหมายถึง ให้ความสำคัญ กระตือรือร้นต่อการพัฒนาระบบบุคลากร เห็นความสำคัญต่อการเชื่อมโยงวิสัยทัศน์ขององค์กร สู่กระบวนการทำงานจริง ย่อมส่งผลให้องค์กรนั่นมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล ถือเป็นการเพิ่มพูน พัฒนาคนเก่งให้มากขึ้นทุกๆปี อีกประการหนึ่ง
_________________________________________________________
คำถามชวนคิด 

คุณคิดว่า JD ต่างจากหน้าที่ประจำวันหรือไม่ ??? 
............................................................................................................................
............................................................................................................................

ร่วมแสดงความคิดเห็น

ร่วมแสดงความคิดเห็น



รูปโปรไฟล์ :



24 Apr 2018 22:24:36 58.8.153.xxx
อบรม,ที่ปรึกษา,ออกแบบระบบ,ติดตามประเมินผล,พัฒนาองค์กร,วิจัยองค์กร
ROMBPRUMP 17 Sep 2018 16:05:48 195.154.170.xxx
borgata online casino casino play online gambling free casino slot games | [url=https://onlinecasinodd.com/]casino games online[/url] [url=https://onlinecasinodd.com/]free online casino slots[/url]
ROMBPRUMP 21 Sep 2018 16:36:47 195.154.170.xxx
best online casinos free casino games slotomania empire city online casino gsn casino slots | [url=https://onlinecasinoplay.us.org/]free online casino games[/url] [url=https://onlinecasinoplay.us.org/]doubledown casino[/url]
nuakerneAlkange 21 Sep 2018 23:46:39 195.154.170.xxx
free casino games no download tropicana online casino hypercasinos zone online casino | [url=https://onlinecasino2018.us.org/]chumba casino[/url] [url=https://onlinecasino2018.us.org/]online casino[/url]
nuakerneAlkange 22 Sep 2018 01:46:45 195.154.170.xxx
free online slots slots for real money online casinos for us players play casino | [url=https://onlinecasino2018.us.org/]free casino games no download[/url] [url=https://onlinecasino2018.us.org/]casino blackjack[/url]
kalQuienuenup 22 Sep 2018 09:16:34 195.154.170.xxx
online casino slots online casino online casinos for us players play casino | [url=https://onlinecasino888.us.org/]gsn casino[/url] [url=https://onlinecasino888.us.org/]casino bonus[/url]
kalQuienuenup 22 Sep 2018 13:57:54 195.154.170.xxx
best online casinos play casino winstar world casino casino play | [url=https://onlinecasino888.us.org/]high 5 casino[/url] [url=https://onlinecasino888.us.org/]caesars online casino[/url]
advepeZellelM 22 Sep 2018 16:31:17 195.154.170.xxx
casino games slots free online casino gambling free casino games no download online casinos for us players | [url=https://trstonlinecasino.com/]free slots games[/url] [url=https://trstonlinecasino.com/]empire city online casino[/url]
advepeZellelM 22 Sep 2018 18:22:35 195.154.170.xxx
casino games online high 5 casino firekeepers casino gsn casino slots | [url=https://trstonlinecasino.com/]free slots casino games[/url] [url=https://trstonlinecasino.com/]free online slots[/url]
advepeZellelM 22 Sep 2018 21:19:06 195.154.170.xxx
gsn casino play online casino casino games casino game | [url=https://trstonlinecasino.com/]online casino gambling[/url] [url=https://trstonlinecasino.com/]free casino games vegas world[/url]
barfsoark 23 Sep 2018 03:11:38 195.154.170.xxx
casino online slots casino slots free casino games vegas world casino games online | [url=https://onlinecasinoslotsmaxx.com/]bovada casino[/url] [url=https://onlinecasinoslotsmaxx.com/]free casino games no download[/url]
barfsoark 23 Sep 2018 06:57:14 195.154.170.xxx
borgata online casino winstar world casino vegas world casino games vegas world casino games | [url=https://onlinecasinoslotsmaxx.com/]free casino games no download[/url] [url=https://onlinecasinoslotsmaxx.com/]free casino[/url]
tulsoniuscult 29 Sep 2018 15:52:58 195.154.187.xxx
lady luck lady luck parx casino online real casino | [url=https://onlinecasinoo.icu/]slotomania slot machines[/url] [url=https://onlinecasinoo.icu/]riverwind casino[/url]
Best online training 16 Oct 2018 12:47:39 206.75.114.xxx
[url=http://www.kitsonlinetrainings.com">Best Online Training Instittue [/url]
[url=http://www.kitsonlinetrainings.com/abinitio-online-training.html]Abinitio Online Training[/url]
[url=http://www.kitsonlinetrainings.com/application-packaging-online-training-2.html]Application Packaging Online Training[/url]
[url=http://www.kitsonlinetrainings.com/oracle-apps-technical-course.html]ORACLE Apps Technical Online Training[/url]
mekMeedoHow 23 Oct 2018 08:29:45 195.154.170.xxx
cbd benefits cbd products cbd tincture american shaman cbd | [url=https://cbdoilxl.com/]what does cbd oil do[/url] [url=https://cbdoilxl.com/]where can i buy cbd oil[/url]
Tetequine 23 Oct 2018 15:31:08 195.154.170.xxx
cbd cream for pain relief cbd side effects on liver cbd side effects buy cbd | [url=https://cbdoilxxl.com/]buy cbd oil[/url] [url=https://cbdoilxxl.com/]cbd college[/url]
Dueplymep 27 Oct 2018 16:34:22 195.154.170.xxx
free casino games slot machines online gambling | best online casino | [url=https://onlinecasinoplay.us.org/]best online casinos[/url] [url=https://onlinecasinoplay.us.org/]hyper casinos[/url]
Undorbababe 01 Nov 2018 14:01:56 195.154.170.xxx
slotomania free slots vegas slots online | free casino slot games | [url=https://slotsonline.ooo/]slots free games[/url] [url=https://slotsonline.ooo/]cashman casino slots[/url]
Audirlrer 01 Nov 2018 14:15:06 62.210.202.xxx
online casino slots empire city online casino | free slots | [url=https://casinoo.ooo/]no deposit casino[/url] [url=https://casinoo.ooo/]penny slots free online[/url]
BLIREEODODO 01 Nov 2018 23:56:14 195.154.170.xxx
slots of vegas virgin online casino | play slots online | [url=https://playcasinoslots.ooo/]online slot games[/url] [url=https://playcasinoslots.ooo/]casino games free[/url]
lelePaummaFug 02 Nov 2018 00:00:16 62.210.202.xxx
free vegas slots free casino games sun moon | free slots 777 | [url=https://slotgames.icu/]free slots casino games[/url] [url=https://slotgames.icu/]casino game[/url]
Seatirewrict 02 Nov 2018 07:58:11 195.154.187.xxx
lady luck best online casino | brian christopher slots | [url=https://playonlinecasino.icu/]tropicana online casino[/url] [url=https://playonlinecasino.icu/]caesars online casino[/url]
Geodonformsef 02 Nov 2018 10:57:12 195.154.170.xxx
foxwoods online casino simslots free slots | casino online | [url=https://playslots.ooo/]online casino slots[/url] [url=https://playslots.ooo/]casino online[/url]
neohitoencogue 02 Nov 2018 11:09:18 62.210.202.xxx
slots free games vegas casino slots | play casino | [url=https://playslotsonline.icu/]slots free games[/url] [url=https://playslotsonline.icu/]free slots 777[/url]
troumusisymox 02 Nov 2018 15:26:56 195.154.187.xxx
simslots free slots free casino games sun moon | slotomania free slots | [url=https://playcasinogames.icu/]house of fun slots[/url] [url=https://playcasinogames.icu/]online slots[/url]
Geodonformsef 02 Nov 2018 15:32:06 195.154.170.xxx
winstar world casino free slots | slots lounge | [url=https://playslots.ooo/]no deposit casino[/url] [url=https://playslots.ooo/]free casino games no download[/url]
MuMfriebravef 02 Nov 2018 20:10:26 195.154.170.xxx
heart of vegas free slots parx online casino | best online casinos | [url=https://freeonlineslots.ooo/]caesars free slots[/url] [url=https://freeonlineslots.ooo/]play online casino[/url]
anopsinD 02 Nov 2018 20:21:18 62.210.202.xxx
casino online slots online casino real money | free casino games online | [url=https://casinoslotsonline.icu/]buffalo gold slots[/url] [url=https://casinoslotsonline.icu/]zone online casino games[/url]
stabdally 02 Nov 2018 20:22:02 195.154.187.xxx
free online casino simslots free slots | gsn casino games | [url=https://vegascasino.icu/]my vegas slots[/url] [url=https://vegascasino.icu/]hyper casinos[/url]
Tealellazidly 03 Nov 2018 12:57:37 195.154.187.xxx
free slots games slots free | slots of vegas | [url=https://casinorealmoney.icu/]big fish casino[/url] [url=https://casinorealmoney.icu/]high 5 casino[/url]
NeladietleMef 03 Nov 2018 13:11:05 62.210.202.xxx
free casino slots free games | big fish casino | [url=https://casinovegas.ooo/]cashman casino slots[/url] [url=https://casinovegas.ooo/]caesars slots[/url]
whodowop 03 Nov 2018 15:47:14 195.154.187.xxx
real money casino buffalo gold slots | online casino games | [url=https://casinoplay.icu/]penny slots free online[/url] [url=https://casinoplay.icu/]casino games slots free[/url]
NeladietleMef 03 Nov 2018 21:45:32 62.210.202.xxx
best online casinos big fish casino | las vegas casinos | [url=https://casinovegas.ooo/]slots games free[/url] [url=https://casinovegas.ooo/]firekeepers casino[/url]
niseanneday 04 Nov 2018 14:57:47 62.210.202.xxx
slots games slots games free | high 5 casino | [url=https://vegasslotsonline.icu/]tropicana online casino[/url] [url=https://vegasslotsonline.icu/]casino games online[/url]
Typeallerelot 04 Nov 2018 19:27:32 195.154.187.xxx
free slots casino games slots games | best online casino | [url=https://realmoneycasino.icu/]play free vegas casino games[/url] [url=https://realmoneycasino.icu/]free casino games slotomania[/url]
Beepainacop 04 Nov 2018 19:57:40 195.154.187.xxx
heart of vegas free slots empire city online casino | free online casino games | [url=https://freecasinogames.icu/]vegas world casino games[/url] [url=https://freecasinogames.icu/]casino games[/url]
impalpprat 05 Nov 2018 01:36:07 62.210.202.xxx
free casino slot games online slot games | online gambling casino | [url=https://slotsrealmoney.icu/]casino play[/url] [url=https://slotsrealmoney.icu/]old vegas slots[/url]
lelePaummaFug 05 Nov 2018 06:04:38 62.210.202.xxx
casino games slots free free casino slot games | casino games free online | [url=https://slotgames.icu/]zone online casino[/url] [url=https://slotgames.icu/]online gambling[/url]
Tealellazidly 05 Nov 2018 06:05:42 195.154.187.xxx
slots free online casino | real money casino | [url=https://casinorealmoney.icu/]casino games free[/url] [url=https://casinorealmoney.icu/]slots lounge[/url]
Audirlrer 13 Nov 2018 11:45:42 62.210.202.xxx
online slots house of fun slots | slot games | [url=https://casinorealmoney.us/]casino real money[/url] [url=https://casinorealmoney.us/]casino games[/url]
Audirlrer 15 Nov 2018 16:45:25 62.210.202.xxx
big fish casino play free vegas casino games | slots free | [url=https://casinorealmoney.us/]free online casino[/url] [url=https://casinorealmoney.us/]gsn casino slots[/url]