หลักการเขียน JDที่ดี

อ.วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์ 24 May 2016 17:12:29
     
remove_red_eye
view
insert_comment
comment



          การเขียน JD (Job Description) หรือหน้าที่งาน เป็นเอกสารที่แสดงถึงขอบเขต ความรับผิดชอบในตำแหน่งงาน ซึ่งแต่ละองค์กรมีแนวทางการเขียนที่เหมือนหรือแตกต่างกันไป แต่ท้ายที่สุดของการเขียน นั่นคือ มุ่งให้ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นทราบขอบเขตของความรับผิดชอบงาน พร้อมบอกคุณลักษณะ คุณสมบัติที่เหมาะสมในตำแหน่งนั้นๆ ให้ตรงตามความต้องการขององค์กร
          การเขียน JD ที่ถูกต้องนั้น ควรเริ่มต้นมาจากการเชื่อมโยงจากนโยบาย วิสัยทัศน์ เป้าหมายที่องค์กรวางกลยุทธ์ไว้ก่อน โดยกำหนดหน้าที่งานตามภารกิจหน้าที่ ที่สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร(Organization Chart) การเขียนมีความชัดเจน ครอบคลุมในหน้าที่ของแผนกหรือหน่วยงาน
          แรกเริ่มนั้น ควรมีการวิเคราะห์งาน(Job Analysis :JA)แต่ละงาน ให้ถ่องแท้เสียก่อน เพราะหากเริ่มเขียนใหม่ๆ จะพบว่างานบางหน้าที่มีความเกี่ยวข้อง เหมือนหรือซ้ำซ้อนกับแผนกอื่น ดังนั้น การเขียนที่ดีนั้น ผู้เขียนต้องมององค์รวม แบบภาพใหญ่(Big Picture)ก่อน แล้วเก็บรายละเอียดปลีกย่อยแต่ละหน้าที่
          มีบางท่าน เคยถามผู้เขียนว่า จริงๆแล้วหน้าที่การเขียน JD ปรับปรุง คือหน้าที่ใคร ??ผู้บริหาร HR หรือหัวหน้างานหรือจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาเขียน คำตอบ คือ เป็นไปได้หลายทางขึ้นอยู่กับเหมาะสมและการเข้าถึงการเขียนได้ตรงจุด เพราะไม่ว่าท่านใดเป็นผู้เขียนจะพบว่า ข้อมูลที่สำคัญเพื่อใช้ประกอบในการเขียน ต้องได้รับมาจากผู้ดำรงตำแหน่งหรือหัวหน้างานนั้นร่วมให้ข้อมูลที่จำเป็น ในการกำหนดการเขียนหน้าที่งาน 


ขอยกตัวอย่างหลักการเขียน JD ในเบื้องต้น ดังนี้ 

1. นโยบายองค์กร(Policy) : พัฒนาองค์กรให้มีมาตรฐาน พัฒนาผลิตภัณฑ์สู่ระดับสากล โดยทีมผู้เชี่ยวชาญทุกสาขามืออาชีพ 

2. วิสัยทัศน์(Vision) : มุ่งมั่นพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ตรงใจลูกค้า พัฒนานวัตกรรมใหม่ด้าน รักษาสิ่งแวดล้อม เพื่อความเป็นเลิศในภูมิภาคอาเซียน 

3. แผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) : ประกอบด้วย
     • กรรมการผู้จัดการ
     • ผู้จัดการส่วนโรงงานและผู้จัดการส่วนสำนักงาน
     • หัวหน้าฝ่ายส่วนต่างๆ เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต หัวหน้าฝ่ายคุณภาพ หัวหน้าฝ่ายเทคนิค หัวหน้าฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ หัวหน้าฝ่ายขาย หัวหน้าฝ่ายการตลาด หัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าฝ่ายบุคคล หัวหน้าฝ่ายธุรการ หัวหน้าฝ่ายคอมพิวเตอร์
     • ตำแหน่งหน้าที่งานย่อยแต่ละฝ่าย เช่น หัวหน้าฝ่ายการผลิต มีตำแหน่งงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบในฝ่ายอีก 3 ตำแหน่ง คือ รองหัวหน้าฝ่ายการผลิต เจ้าหน้าที่ผลิต ธุรการฝ่ายการผลิต แต่ละหน้าที่นั้นอาจประกอบด้วย จำนวนผู้ดำรงตำแหน่งทำงานมากน้อยต่างกัน ในสายการผลิดตำแหน่งเจ้าหน้าที่ผลิตหลายร้อยหรือหลายพันคน
        โดยนับเป็น 1 หน้าที่ แต่หลายตำแหน่งงาน ในข้อนี้ ถือว่าเป็นการเขียนที่มีกระบวนการ ใช้ระยะเวลาวิเคราะห์ค่อนข้างนาน เพื่อให้ข้อมูลตรงตามตำแหน่งและถูกต้อง โดยตำแหน่งงานย่อยอาจแยกออกไปอีกเป็นหลายตำแหน่ง 

          ประเด็นสำคัญ!! 

          หลักการเขียนที่ง่ายและตรงตามเป้าหมายขององค์กรนั้น องค์กรควรแบ่งแยกหน่วยงาน หน้าที่ในสายงานหลัก (Line)และสายงานสนับสนุน(Support)ให้ชัดเจนก่อน เพื่อป้องกันความสับสน เกิดความชัดเจนในหน้าที่แต่ละหน่วยงาน ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการ และการบริหารแต่ละระดับนั้น ควรมีการกระจายอำนาจ (Decentralization) ให้ระดับผู้ปฏิบัติงานระดับล่างลงมามีอำนาจการตัดสินใจเกี่ยวกับการคิด ปฏิบัติ และแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ในลักษณะนี้ จะก่อให้เกิดแนวคิดการปรับองค์การแบบ reorganizing, reengineering, restructuring, reinventing เป็นต้น คือเกิดการพัฒนางานได้รวดเร็จ การตัดสินใจไม่ต้องใช้เวลานานเกิน
          บางแห่ง อาจมีการจัดโครงสร้างองค์การจากแนวดิ่งมาเป็นแนวราบ (Flat organization) มีสายการบังคับบัญชาสั้นลงหรือเป็นการลดขนาดขององค์การ (Down sizing) การจัดโครงสร้างองค์การตามแนวราบ ได้แก่ การจัดโครงสร้างแบบโครงการ (Project organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบเมทริกซ์ (Matrix organization) การจัดโครงสร้างองค์การแบบข้อมูล (The information based organization) ทังนี้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและรูปแบบองค์กร 

บุคคลที่มีส่วนจัดทำ JD 

     • ผู้บริหารระดับสูงสุด :กำหนดหน้าที่ JD ตรวจสอบ อนุมัติงบประมาณการว่าจ้างที่ปรึกษา
     • ผู้บริหารระดับสูงในหน่วยงาน : จัดทำ JD ติดตามประเมินผล
     • ผู้จัดการหรือหัวหน้างาน : จัดทำปรับปรุง JD ในระดับผู้ใต้บังคับบัญชา เสนอแนะ
     • พนักงาน : ปฏิบัติตามใบหน้าที่งาน 

หน่วยงานที่มีส่วนสำคัญในการจัดทำ 

     • ฝ่ายบุคคลหรือพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ : หน่วยงานนี้อาจใช้ทีมงานเดิม หรือตั้งคณะกรรมการ หน่วยงานพิเศษขึ้นมา ทำหน้าที่ดูแลเฉพาะด้าน
            โดยมีหน้าที่สำคัญ 2 ส่วน คือ ออกแบบปรับปรุง JD จัดทำคู่มือและบูรณาการความเข้าใจบุคลากรเชื่อมโยงการจัดทำ JDให้ไปใช้จริงในองค์กร ส่วนงานนี้ หากไม่มีความชำนาญ ควรใช้ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญร่วมออกแบบปรับปรุง อบรมทำความเข้าใจแก่พนักงานในองค์กร เพราะช่วยลดความขัดแย้ง ลดระยะเวลาและเกิดการนำไปใช้ได้จริง 

       ส่วนประกอบแบบฟอร์ม JD 

• ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป ชื่อบริษัท ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย
• ส่วนที่ 2 :แผนผังโครงสร้างสายบังคับบัญชา
• ส่วนที่ 3 : รายละเอียดหน้าที่งานหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างสรุป
• ส่วนที่ 4 : คุณสมบัติที่จำเป็นในงาน การศึกษา สาขาที่จบ ทักษะทั่วไป
• ส่วนที่ 5 : ความรู้ ความสามารถ ทักษะในงาน
• ส่วนที่ 6 : ตัวชี้วัดผลงานและกำหนดความสามารถสมรรถนะในงาน
• ส่วนที่ 7 : ลงนาม ผู้จัดทำ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ

          แต่ละองค์กร มีการกำหนดรูปแบบแตกต่าง มากน้อยไปตามความเหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของทีมคณะกรรมการบริหารและทีมฝ่ายบุคคล ที่มีที่ปรึกษาร่วมพัฒนาแบบแผน
ซึ่งในมุมมองผู้เขียนที่ผ่านมา พบว่า องค์กรใดก็ตามมีการปรับปรุง JD KPI Competency อย่างต่อเนื่อง และล้อไปตามแบบแผน นโยบายประจำปี นั่นหมายถึง ให้ความสำคัญ กระตือรือร้นต่อการพัฒนาระบบบุคลากร เห็นความสำคัญต่อการเชื่อมโยงวิสัยทัศน์ขององค์กร สู่กระบวนการทำงานจริง ย่อมส่งผลให้องค์กรนั่นมีประสิทธิภาพ เกิดประสิทธิผล ถือเป็นการเพิ่มพูน พัฒนาคนเก่งให้มากขึ้นทุกๆปี อีกประการหนึ่ง
_________________________________________________________
คำถามชวนคิด 

คุณคิดว่า JD ต่างจากหน้าที่ประจำวันหรือไม่ ??? 
............................................................................................................................
............................................................................................................................

ร่วมแสดงความคิดเห็น

ร่วมแสดงความคิดเห็น



รูปโปรไฟล์ :



24 Apr 2018 22:24:36 58.8.153.xxx
อบรม,ที่ปรึกษา,ออกแบบระบบ,ติดตามประเมินผล,พัฒนาองค์กร,วิจัยองค์กร
Cindyxwnit 18 Oct 2019 19:47:26 45.91.239.xxx
cialis canada buy viagra online usa cialis 5mg
Cindydlnit 19 Oct 2019 00:44:55 91.191.184.xxx
buy generic cialis new erectile dysfunction treatment cialis for women
online trainings 02 Jan 2019 17:17:46 183.82.198.xxx
Thank you for the information. Best Training and Real Time Support sap-basis training
sap-bods training
ktumjhdiwq 15 Nov 2019 05:54:40 95.52.80.xxx
but there are pacific hyperemic masterpieces to be made before complaining own straightaway extremes cheap cialis generic online
rqdufpnjtw 14 Nov 2019 10:33:08 95.52.80.xxx
You can garment these from the runway order viagra online canadian pharmacy
ompongalti 14 Nov 2019 12:16:08 95.52.80.xxx
Thoughtfully dickens generic viagra online kennels procure generic cialis without a prescription
pzvcsvjcfn 14 Nov 2019 03:35:02 178.68.59.xxx
cialis from canada generic for lyrica cialis for bph
wdwhvmfxjz 14 Nov 2019 05:57:20 178.68.59.xxx
cheap cialis online zoloft generic for cialis
mrdmodlafa 14 Nov 2019 07:48:45 95.52.80.xxx
cialis for men canadian drug prices cialis prices
puvzxevnnz 13 Nov 2019 22:43:37 178.68.59.xxx
cialis tadalafil lyrica 50 mg cialis 10mg
pqewruwmbs 14 Nov 2019 01:11:41 178.68.59.xxx
generic cialis generic drugs cialis without a prescription
mfizmebrpf 12 Nov 2019 14:04:40 92.249.12.xxx
cialis cost lyrica coupon cheap cialis
rynngypxqt 12 Nov 2019 15:39:57 5.183.129.xxx
cialis usa buy zoloft cheap cialis coupons
ctvmmlgsti 12 Nov 2019 10:59:25 45.92.172.xxx
cialis usa sildenafil online cialis cost
arfkfimwbg 12 Nov 2019 02:05:03 92.249.15.xxx
generic cialis online viagra cialis price
skitvntfhn 12 Nov 2019 04:36:11 95.52.81.xxx
generic cialis tadalafil nxivm group buy generic cialis online
bxvjkyuutd 12 Nov 2019 06:17:01 91.188.245.xxx
buy generic cialis online buy cialis cialis prices
gcfxdecous 12 Nov 2019 07:47:52 92.100.121.xxx
cialis coupon canada online pharmacy cialis without prescription
zezxyaqkkh 12 Nov 2019 09:27:47 193.32.190.xxx
buy cialis canadian online pharmacy buy cialis pills
wlglazdxfn 11 Nov 2019 22:57:28 92.249.15.xxx
buy cialis now what is sildenafil used for canadian cialis
jiopkfrdxk 11 Nov 2019 19:45:13 92.249.12.xxx
cialis vs viagra what is lipitor canadian cialis
dkowdazfzu 10 Nov 2019 00:38:52 193.187.107.xxx
cialis coupon ed drug prices cialis 10 mg
gtqlrqzrhi 08 Nov 2019 16:27:55 45.138.147.xxx
cialis 5 mg zoloft sertraline cialis daily
abztiqlhes 07 Nov 2019 11:42:34 91.188.245.xxx
cialis online sildenafil coupon cialis canada
ykhohxpfkf 07 Nov 2019 09:01:12 194.156.122.xxx
cialis online canada pharmacy online generic cialis
hqtvilkkpn 07 Nov 2019 02:27:03 45.93.15.xxx
cialis coupon cialis buy cialis for women
ljpjhdxnxc 07 Nov 2019 03:59:06 45.138.147.xxx
buy cialis online cialis buy generic cialis 20mg
bgqvpdfpqd 07 Nov 2019 01:10:41 194.32.239.xxx
cialis 5 mg erectile dysfunction cialis
saybhrjalh 07 Nov 2019 01:32:27 31.184.197.xxx
acheter cialis levitra online order cialis
zjmybuzkju 06 Nov 2019 21:22:33 92.249.12.xxx
generic cialis online nexium coupons printable 2019 generic cialis
uyqsbitdkg 06 Nov 2019 23:03:43 194.32.238.xxx
cialis viagra sildenafil cialis for women
rhpjqgnhzv 06 Nov 2019 20:32:07 5.183.129.xxx
cheap cialis sildenafil 100 mg cialis canada
agsgkrzbuq 06 Nov 2019 20:50:44 194.156.105.xxx
cialis daily canadian pharmacy meds cialis pills
ednezxmsmf 06 Nov 2019 15:29:24 5.183.129.xxx
generic cialis 20mg cialis generic cialis for sale
dxknuqelyo 06 Nov 2019 18:05:17 91.188.221.xxx
cialis for sale cialis generic online cialis from canada
okihrgqfhn 06 Nov 2019 10:27:04 5.183.129.xxx
buy cialis buy generic viagra online cialis professional
rjiemrviiy 06 Nov 2019 05:39:31 88.218.64.xxx
cialis usa prilosec vs nexium buy cialis
pyfzkwpfsu 06 Nov 2019 07:54:42 194.156.122.xxx
cialis online levitra cialis price
dlupmemiyg 05 Nov 2019 11:45:42 45.132.128.xxx
generic for cialis generic drugs cialis price
prdlprblia 05 Nov 2019 14:14:34 91.188.221.xxx
generic cialis lyrica effets secondaires cialis 5mg
homeqzrbfg 05 Nov 2019 19:17:05 193.187.107.xxx
acheter cialis lyrica drug class|lyrica 75 mg cialis
djdmafatus 05 Nov 2019 21:49:40 2.56.139.xxx
cheap cialis price of zoloft cialis usa
vjvhtkwnzz 06 Nov 2019 00:33:07 91.191.184.xxx
cialis for women buy sertraline online cialis 10 mg
rtmfrkvgpl 06 Nov 2019 03:06:27 45.14.222.xxx
generic for cialis levitra 20 mg cheap cialis
topznxjmyw 05 Nov 2019 01:49:08 194.32.238.xxx
cialis for men erectile dysfunction treatment cialis online
aqddehavxy 04 Nov 2019 20:03:18 88.218.64.xxx
cialis canada buying pills online buy generic cialis
sttlwwbzfl 04 Nov 2019 15:01:31 193.32.190.xxx
order cialis cialis buy cialis coupons
psoagxezgz 04 Nov 2019 10:01:41 193.187.107.xxx
cialis super active erectile dysfunction natural remedies cialis for bph
wbiljomeyv 03 Nov 2019 00:05:06 45.149.129.xxx
cialis super active sildenafil citrate buy generic cialis online
Stewartfef 03 Nov 2019 04:15:26 5.188.210.xxx
[url=http://buyvardenafil.us.com]www.buyvardenafil.us.com[/url]
hmqmzlzjrm 03 Nov 2019 05:11:12 193.32.190.xxx
generic cialis viagra 100mg generic for cialis
ecfpfneirw 03 Nov 2019 07:39:07 193.32.190.xxx
cialis 10 mg cialis coupon cialis coupon
uradqrxhnc 01 Nov 2019 23:02:37 45.95.28.xxx
cialis tadalafil lyrica copay card buy generic cialis
trxcjavgwj 01 Nov 2019 17:04:19 193.187.107.xxx
cialis for sale ed cures that actually work cialis 10 mg
lgveueeqoa 01 Nov 2019 08:21:14 194.156.122.xxx
generic cialis cheap zoloft cialis online
wnwtatzrli 01 Nov 2019 04:10:47 45.92.172.xxx
cialis tadalafil india pharmacy order cialis
btvbowwfgc 31 Oct 2019 20:42:04 2.56.139.xxx
cialis 20 mg cialis vs viagra cialis without prescription
zfdgvdtfvo 31 Oct 2019 21:29:21 194.156.119.xxx
acheter cialis cialis online cialis usa
ikecnzhxbn 31 Oct 2019 19:56:10 193.187.107.xxx
generic cialis levitra online cialis 5mg
iweculmhmf 31 Oct 2019 19:12:40 194.156.105.xxx
generic cialis canada drugs online cialis
Stewartfef 29 Oct 2019 18:04:03 5.188.210.xxx
[url=http://celebrex247.us.org]http://www.celebrex247.us.org[/url]
Cindyfqnit 28 Oct 2019 04:31:45 178.68.62.xxx
cialis tadalafil over the counter viagra cialis 5mg
Cindyqhnit 27 Oct 2019 23:41:06 178.68.62.xxx
buy cialis generic zoloft cost cialis prices
Cindygnnit 27 Oct 2019 18:47:03 185.232.21.xxx
discount cialis buy tadalafil online generic cialis online
Cindyrxnit 27 Oct 2019 13:30:03 185.232.21.xxx
generic cialis lipitor coupon generic cialis tadalafil
Cindylpnit 27 Oct 2019 08:16:05 185.232.21.xxx
buy cialis cialis tadalafil buy cialis
Cindyjdnit 26 Oct 2019 08:20:56 91.188.229.xxx
buy cialis now buy tadalafil online order cialis
Cindyvtnit 27 Oct 2019 01:01:59 2.56.139.xxx
cialis professional viagra without a doctor prescription cialis prices
Stewartfef 26 Oct 2019 05:20:26 5.188.210.xxx
[url=http://valtrex.us.com]http://valtrex.us.com[/url]
Brettkic 26 Oct 2019 05:52:31 5.188.210.xxx
[url=http://buytrazodone.us.com]www.buytrazodone.us.com[/url] [url=http://cefixime.team]www.cefixime.team[/url] [url=http://cafergot0i0.com]www.cafergot0i0.com[/url]
Cindycfnit 26 Oct 2019 02:16:54 45.95.28.xxx
order cialis generic vardenafil online cialis coupon
Cindyzpnit 25 Oct 2019 18:29:28 45.93.15.xxx
cialis for bph cialis without prescription order cialis
Cindyaenit 25 Oct 2019 10:55:56 194.156.119.xxx
cialis for sale erectile medicines levitra cialis online
ravikumar9 24 Oct 2019 10:22:22 157.44.225.xxx
best data science online training in india
Cindyyhnit 23 Oct 2019 05:54:25 194.156.119.xxx
cialis 5 mg cialis 20mg online cialis 5 mg
Cindysjnit 22 Oct 2019 04:33:22 91.188.245.xxx
buy cialis pills canadian pharmacy testosterone cypionate canadian cialis
Cindyzonit 22 Oct 2019 01:01:30 45.93.15.xxx
cialis 20mg cialis 10 mg cialis for sale
Cindycznit 21 Oct 2019 08:28:35 2.56.139.xxx
discount cialis sildenafil generic generic cialis
Cindyphnit 21 Oct 2019 14:10:56 193.187.107.xxx
cheap cialis online viagra pill cialis for sale
Cindyjonit 21 Oct 2019 20:07:58 94.158.189.xxx
generic cialis 20mg paxil medication cialis for men
Cindywhnit 21 Oct 2019 02:57:49 91.188.221.xxx
cialis 10mg lipitor dosage cheap cialis online
Cindyvbnit 20 Oct 2019 17:01:23 193.187.107.xxx
cialis cost order cialis europe canadian cialis
Brettkic 20 Oct 2019 18:35:26 5.188.210.xxx
[url=http://vardenafil.us.org]levitra dosage 40 mg [/url] [url=http://buyvardenafil.us.com]buying vardenafil online without prescrption [/url] [url=http://deltasone.us.com]deltasone[/url] [url=http://furosemide40mg.us.org]furosemide 20mg tab[/url]
Cindyxfnit 20 Oct 2019 06:17:21 213.139.229.xxx
cialis for sale vitality ed pills cheap cialis online
Cindysvnit 19 Oct 2019 08:56:41 176.119.143.xxx
generic cialis online levitra generic cialis online
Cindyavnit 19 Oct 2019 15:45:35 45.92.172.xxx
cialis usa sildenafil tablets cialis prices