หน้าแรก หน้ารวมบทความ เทคนิคเขียน JD เพื่อใช้ในระบบประเมินผล

เทคนิคเขียน JD เพื่อใช้ในระบบประเมินผล


ผู้เขียน : อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์   วันที่ : 03 มกราคม 2564  จำนวนผู้เข้าชม 31 คน

กด Like กด Share บทความให้เพื่อน

          การเขียน ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description : JD) ที่ดี มีคุณภาพ ควรคำนึงถึงการนำ JD ไปใช้เพื่อการพัฒนาด้านอื่นๆของหน่วยงาน เช่น นำไปกำหนดหน้าที่แต่ละตำแหน่ง,นำไปใช้สรรหาว่าจ้างบุคลากรที่มีความเหมาะสมในตำแหน่ง,นำเป็นเกณฑ์การหาช่องว่างหรือจุดอ่อน (Weakness) ของพนักงานแต่ละคน,นำไปพัฒนาด้วยวิธีการที่แตกต่าง เช่น การฝึกอบรมในห้องเรียน (Classroom Training) หรือ ฝึกอบรมนอกห้องเรียน (Non-Classroom Training)


          ส่วนการอบรมนอกห้องเรียนนั้น อาทิ การสอนงาน (Coaching),การฝึกอบรมในงาน (On The Job Training),การมอบหมายโครงการ (Project Assignment),การติดตามผู้เชี่ยวชาญงาน (Job Shadowing) เหล่านี้ ถือเป็นการอบรมที่ทำให้เกิด การเรียนรู้ระยะยาว (Long Term Learning) ซึ่งเป็นสิ่งที่นักพัฒนาบุคลากรต้องทำการประเมิน เพื่อหาแนวทาง อีกทั้งนำผล ROI แต่ละโครงการพัฒนามาใช้ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
           ในการเขียน JD นั้น หัวหน้างานผู้รับผิดชอบในงาน ควรกำหนดรายละเอียดให้ชัดเจน ครอบคลุมการนำไปใช้หลายด้าน ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ดังนั้น ผู้เขียนเห็นควรว่า การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน เป็นความรับผิดชอบโดยตรงของหัวหน้าร่วมกับฝ่ายบริหาร ฝ่ายพัฒนาบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ในการจัดทำรายละเอียด ให้เกิดการนำไปใช้ มีการปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมในแต่ละปี ผู้บังคับบัญชาที่รับผิดชอบในตำแน่งงานนั้น ย่อมมีความรู้ ความเข้าใจในการเขียนเป้าหมายสิ่งที่คาดหวังในงานเป็นอย่างดี
          การทำใบกำหนดหน้าที่งานไม่จำเป็นต้องเขียนไว้ใช้แบบตายตัว ควรมีการนำมาทบทวน ปรับแก้ (Revise) ให้สอดคล้องกับนโยบายและค่านิยมองค์กร ถือว่าท่านได้จัดทำ JD ได้เหมาะสม สมบูรณ์แบบ
          สำหรับองค์กรที่ใช้ระบบประเมินผลปฏิบัติงาน ควรนำ JD เข้ามามีส่วนในการกำหนดเกณฑ์หรือปัจจัยในการประเมิน ยิ่งทำให้ JD มีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร

JD กับความเกี่ยวข้องในระบบประเมินผลงาน 2 แบบ เช่น 

          1. ใช้ ระบบประเมินแบบตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators : KPIs) เป็นระบบประเมินผลที่มีการเก็บตัวชี้วัดแบบชัดเจน แบบเปอร์เซ็นต์ ตัวเลข ค่าของเวลา แสดงให้เห็นถึงผลิตภาพงานหรือ ผลผลิตงาน (Productivity) มีความเป็นรูปธรรมจับต้องได้ ในการเขียน JD นั้น ภายในแบบฟอร์ม อาจมีการระบุรายละเอียดค่าเป้าหมาย (Target) เปอร์เซ็นต์ที่มุ่งหวังในงาน แต่ไม่ต้องใส่รายละเอียดระดับการประเมิน ค่าเปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของตัวชี้วัดทุกข้อ เนื่องจากทำให้แบบฟอร์ม JD ดูวุ่นวายไป ควรเพิ่มรายละเอียดตัวชี้วัดผลงาน KPIs เป็นอีกชุดหนึ่ง ตัวอย่าง JD หัวหน้าแผนกการตลาด กำหนด KPIs ใน JD คือ เปอร์เซ็นต์ความพึงพอใจลูกค้าภายนอก 80 % และระบุรายละเอียดระดับการประเมินอื่นๆ เพิ่มลงในแบบฟอร์ม KPIs ดังนี้ 

          2. การประเมินความสามารถในงาน (Competency) ในส่วนนี้ แต่ละองค์กรต้องมี การกำหนดความสามารถหลัก (Core Competency : CC) ความสามารถในการบริหารจัดการ (Managerial Competency : MC) และ ความสามารถในหน้าที่งาน (Functional Competency : FC) ในการกำหนด Functional Competency ไม่ควรกำหนดมากไป ควร ลำดับความสำคัญ ตามความสามารถในงานหลัก อยู่ในเกณฑ์ประมาณ 3 – 5 ข้อ
          ในการเขียน JD ควรกำหนดความสามารถในงานแต่ละตำแหน่งลงไปในรายละเอียดของ JD ประโยชน์ที่ได้รับ คือ สามารถนำมาเป็นเกณฑ์สรรหา คัดเลือกบุคลากรใหม่เพื่อปฏิบัติงานได้ตรงตามเป้าหมายงาน , ใช้เป็นเกณฑ์การบริหาร ความรู้ (Knowledge) ทักษะ(Skills) คุณลักษณะพิเศษส่วนบุคคล (Attributes),ใช้เป็นแนวทางวางสายงานเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ,การวางแผนสืบทอดตำแหน่งงาน
          การเขียน JD นั้น หากผู้รับผิดชอบวางกรอบ แบบฟอร์ม รายละเอียดปลีกย่อยในการเขียนให้ดี จะได้ประโยชน์มหาศาลจากการนำ JD ไปใช้ในองค์กร เท่าที่ผ่านมา ผู้เขียนพบว่า ผู้จัดทำ JD มักมุ่งประโยชน์เพียงเขียนเพื่อนำมาใช้คัดเลือกสรรหาและนำมากำหนดหน้าที่งาน แจ้งหน้าที่งานแก่ผู้ดำรงตำแหน่งงานเท่านั้น
          การจัดทำใบ JD ที่ดีที่สุดคือการใส่ใจในรายละเอียด JD และหมั่นทบทวนปรับปรุง JD ให้มีความเป็นปัจจุบัน นำมาใช้ในการปฏิบัติงานและพัฒนาศักยภาพบุคลากรในองค์กรได้ ถือว่า ผู้จัดทำ JD ประสบความสำเร็จในการจัดทำ
          ส่วนประเด็นที่มักถามผู้เขียนเสมอว่า “การเขียน JD เป็นหน้าที่ใคร ?” HRหรือหัวหน้างาน หรือจ้างบุคคลภายนอกมาเขียน ท่านน่าจะได้คำตอบจากรายละเอียดข้างต้นแล้วค่ะ 

วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์

อาจารย์ วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์


E-Mail : [email protected]

วันที่ : 03 มกราคม 2564

จำนวนผู้เข้าชม 31 คน

กรุณากดถูกใจ และ เพิ่มเพื่อน Line

บทความที่เกี่ยวข้อง


ฝึกพูด “คำไหน?” สร้างพลังบวกให้สมอง

คำพูดที่ช่วย เปิด-ปิดกั้นการทำงานการเรียนรู้ของสมอง ซึ่งคุณเองอาจไม่เคยสนใจคำเหล่านี้เลย เคยสงสัยไหมว่า ทำอย่างไรให้คิดบวก ที่ฝึกคิดบวกน่ะ ควรเริ่มฝึกจากข้อไหนก่อนดี 1. คำพูด 2. ความคิด 3. การกระทำ

ไร่ตอลส์ตอย

ทางทิศเหนือมีเนินดินเตี้ยๆ ซึ่งมีบ้านหลังย่อมๆปลูก มีลำธารเล็กๆ อยู่หลังหนึ่ง นอกจากบ่อน้ำสองบ่อซึ่งมีน้ำสะอาดไหลรินตลอดเวลา สถานีรถไฟ Laly อยู่ห่างจากที่นี่ประมาณ 1 ไมล์ (1 ไมล์เท่ากับ 1.61 กิโลเมตร)

วิธีพัฒนาคนเก่ง 3 ประเภท (How to Develop Talent People)

เราจะทำอย่างไรให้ตรงกับทฤษฎีการวางคนให้ตรงกับงาน “Put the right man on the right job at the right time” พนักงานบางคนมีความพร้อมในทุกด้านสู่ระดับบริหารจัดการบางส่วนไม่พร้อม ไม่อยากขึ้นสู่ระดับบริหารจัด

วิธีประเมินการฝึกอบรมคุ้มค่าแบบ ROI

วิธีประเมินการฝึกอบรมคุ้มค่าแบบ ROI (Assessing the ROI of Training) การจัดฝึกอบรม (Training) ทุกครั้ง ย่อมมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ซึ่งค่าใช้จ่ายนั้นคือต้นทุนที่องค์กรต้องอนุมัติงบประมาณเพื่อจัด

ทำไมทำ KPI ไม่สำเร็จ

คำว่าทำ KPI “สำเร็จ” ในที่นี้ใช่ว่ามีตัวชี้วัดผลงานตามกรอบราชการ กรอบองค์กรบริษัทกำหนด ? แท้จริงการจัดทำ KPI “สำเร็จ” ไม่ใช่บอกเพียงตัวเลขเป้าหมายหน้าจอคอมพิวเตอร์ หน้าเล่มรายงานสรุปผลเชิงปริมาณ

ทำอย่างไรให้ธุรกิจอยู่รอดด้วยไคเซ็น

ในช่วงวิกฤติโควิด19 (Covid-19) ปี 2563 หลายธุรกิจทั้งภาคการศึกษา ธุรกิจบริการ โรงแรม ร้านอาหาร หลังการระบาดต่างปิดตัวลงจำนวนมาก ถือเป็นการ Disruption ครั้งใหญ่ที่ไม่ได้เกิดจากความก้าวหน้าหรือเทคโนโลยี