อย่าสับสนกับ KPI & Competency ?

         ก่อนจัดทำนั้น คุณทำความเข้าใจ ความแตกต่างรูปแบบการประเมินผล KPI และ Competency ดีพอหรือยัง? 

          KPIs (Key Performance Indicators) คือ ดัชนีชี้วัดผลงานหลักของหน่วยงาน เช่น รอบระยะเวลาการจัดส่งชิ้นงาน , เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จการผลิต,จำนวนชิ้นงานที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมจัดส่ง เป็นต้น 

          Competency คือ สมรรถนะความสามารถที่ใช้ในการทำงานของบุคลากร แบ่งระดับการประเมินโดยทั่วไป เป็น 5 ระดับคะแนน โดยมีการจัดทำสมรรถนะตามนโยบายหลักองค์กร คือ สมรรถนะองค์กร(Core Competency) สำหรับทุกคนในองค์กร,สมรรถนะการจัดการ(Managerial Competency) สำหรับหัวหน้างาน, สมรรถนะในการปฏิบัติงาน(Functional Competency)สำหรับผู้ปฏิบัติงานทุกคน รวมถึงหัวหน้างาน 

          ตั้งข้อสังเกตว่า ผู้บริหารองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนในประเทศไทย หลายภาคส่วน หันมาให้ความสำคัญจริงจัง ในการริเริ่มจัดทำระบบประเมินผลงาน แบบเป็นรูปธรรมมากขึ้น โดยเห็นได้ จากการส่งบุคลากรอบรมทั้งแบบ อบรมภายในองค์กร (In-House Training) และส่งอบรมภายนอกองค์กร (Public Training) มากขึ้นกว่าช่วง2-3ปีที่ผ่านมา ทั้งนี้ อาจขึ้นอยู่กับปัจจัยที่เอื้อหนุนหลายด้าน บวกกับปัจจัยกระตุ้นจากคู่แข่งขันทางธุรกิจ 

          เปรียบการจัดทำระบบประเมินผลงาน เสมือนการเขียนแผนที่ “เส้นทางกลุ่มนักขับรถ 4WD ขึ้นสู่ยอดเขาสูง” ต้องมีการวางแผนแต่ละขั้นตอนอย่างพิถีพิถัน ตั้งแต่วางตัวคนขับ ความชำนาญทาง ตรวจสอบสภาพรถ คาดคะเนระยะทาง น้ำมันสำหรับเครื่องยนต์ จุดพักเป็นระยะ แผนสำรองกรณีฉุกเฉิน งบประมาณการเดินทาง ปัญหาระหว่างทาง การขึ้นที่สูงชันสิ่งที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดทุกกรณีและการร่วมมือให้ถึงจุดหมาย 

          การเริ่มต้นที่ดี ในการจัดทำระบบตัวชี้วัดผลงานนั้น คล้ายการวางแผนที่ออกเดินทาง ต้องวางแผนเป็นขั้นตอน ให้ละเอียดทุกจุด การจัดทำ KPI ที่ดี ต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจที่ชัดเจนของผู้บริหารระดับสูงก่อน เข้าใจความแตกต่าง การประเมินตัวชี้วัดหลัก (Key Performance Indicators) และการประเมินสมรรถนะผลงาน (Competency) เพราะ Outcome ที่ได้นั้นมิใช่การประเมินเพื่อวัดผลงานรายบุคคล การประเมินเพื่อขึ้นขั้นหรือรับโบนัสปลายปีอย่างเดียว ตามที่หลายท่านเข้าใจ ประโยชน์ที่ได้รับจากการนำผลประเมินที่ได้มาใช้นั้นเพื่อ พัฒนาทุนมนุษย์ (Human Capital) พัฒนาองค์กร สร้างผลกำไร (Profit) อย่างยั่งยืน
ทุกขั้นตอนย่อมมีต้นทุนเวลา งบประมาณการใช้จ่าย ถ้าผู้บริหารไม่เห็นด้วย การอนุมัติหรือการจัดทำย่อมเกิดภาวะติดขัดกลางทาง 

          ทางที่ดี คือ ในช่วงจัดอบรมหลักสูตรการจัดทำตัวชี้วัดและการจัดทำสมรรถนะในงาน ควรเชิญผู้บริหารสูงสุดที่เกี่ยวข้อง เข้ารับฟังทุกครั้ง หรือหากไม่สามารถเข้าฟังได้ตลอดระยะเวลา ควรมีทีมรายงานแต่ละขั้นตอน ให้ผู้บริหารเข้าใจรายละเอียดการจัดทำ

          ผู้เขียน ขอให้แง่คิดว่า “เราจะไม่เสียเวลาสื่อสารต่อผู้บริหารและในทีม หากทุกคนเข้าใจหลักการ มีการเข้าฟังบรรยาย ทีมรายงานการจัดทำเป็นระยะ และสำคัญที่สุด ผู้บริหารสูงสุดควรทราบอย่างถ่องแท้ ในความแตกต่างและประโยชน์ของ KPI และ Competency” ไม่เช่นนั้น พูดกันคนละภาษา พาเรือแล่นหันผิดทิศทางลมกันไปหมด 

 หากวางระบบ KPI & Competency ที่ดีทำให้เปลี่ยนแปลงอย่างไร ? (ตามแผนภาพด้านล่าง) 

          ซึ่งความแตกต่าง การประเมินแบบ KPI คือ เน้นการวัดประสิทธิภาพในการบริหารงาน การปฏิบัติงานที่สนองต่อนโยบายองค์กร หรือแผนกงาน การตั้งตัวชี้วัด การวัดผลจึงมีรูปแบบเชิงปริมาณ (Quantity) มีลักษณะเฉพาะเรียกว่า “SMART” คือ
          Specific - มีเป้าหมายชัดเจน เฉพาะเจาะจง ไม่คลุมเครือ
          Measurable -สามารถวัดเป็นตัวเลข ตัวเงิน เชิงปริมาณที่ชัดเจน
          Achievable –เป็นเป้าหมายที่ทำให้สำเร็จได้ โดยทราบขอบเขตการจัดทำอะไรบ้างให้บรรลุ
          Realistic – ตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริงของงานที่วางไว้
          Time Base – มีกรอบระยะเวลาที่แน่ชัด มีกำหนดที่แน่นอน 

          ส่วน Competency นั้น ใช้ประเมิน สมรรถนะความสามารถบุคลากร ที่ประกอบไปด้วย "SKA" นั่นคือ
          Skill – ทักษะ
          Knowledge -ความรู้
          Attribute – ทัศนคติ

          การประเมิน Competency บางองค์กรอาจนำผลคะแนนมารวมกับการประเมิน KPI เพื่อประเมินระดับเกรด แต่หากไม่นำมารวมก็สามารถทำได้ และถือเป็นการประเมินเพื่อหาสมรรถนะความสามารถ นำมาเป็นตัวกำหนด วางแผนพัฒนาความสามารถรายบุคคล (Individual Development Plan: IDP) ซึ่งมีการวัดหา GAP นำจุดอ่อนที่ได้มาพัฒนาก่อน ทำให้เกิดการพัฒนาบุคลากรแบบเป็นขั้นตอน แต่อย่าลืมว่า การจะทำ IDP นั้น ฝ่ายพัฒนาบุคลากรต้องวาง รูปแบบเครื่องมือการพัฒนา (Development Tools) ตามแต่ละตำแหน่งงานก่อน 

          สุดท้ายนี้ ถ้าทำความเข้าใจ กระบวนการจัดทำ KPI & Competency และมีทีมที่รับผิดชอบอย่างเข้มแข็ง ย่อมทำให้การจัดทำระบบประเมินผล สำเร็จโดยง่าย ไม่ได้ยากอย่างที่คิด แต่ถ้าทำไปสักระยะ เกิดภาวะชะงักคอขวด มีปัญหารายทาง ไม่สามารถให้ความกระจ่างได้ มีระยะเวลากระบวนการจัดทำนานเกิน 1 ปีหรือมากกว่านั้น ควรเลือกใช้บริการจาก ที่ปรึกษา (Consultant) เฉพาะทางด้านประเมินผล ทำให้ลัดขั้นตอนปัญหาไปได้มากทีเดียว ในระหว่างมีที่ปรึกษานั้น ควรจัดวางทีมงานเพื่อโคลนนิ่งองค์ความรู้ เมื่อที่ปรึกษาจบกระบวนการทำงาน ทีมงานในองค์กรสามารถบริหารจัดการ ขับเคลื่อนระบบประเมินผลมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง