วิธีกำหนด KPI

อ.วีย์รฎา กวิณรวีบริรักษ์ 29 Sep 2017 21:37:55
     
remove_red_eye
view
insert_comment
comment


          วันนี้ เรามาเรียนรู้การกำหนดตัวชี้วัดหลัก(KPI) ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการประเมินผลลัพธ์การปฏิบัติงาน เพราะหากกำหนดยากไปทำให้ผู้ถูกประเมินเกิดความรู้สึกเหนื่อย ท้อแท้ในการไปให้ถึงเป้าหมายนั้น เช่นเดียวกัน หากกำหนดง่ายไปทำให้ผู้ปฏิบัติงาน ไม่เกิดการพัฒนาศักยภาพในการทำงาน 

           แล้วเราจะกำหนดตัวชี้วัดอย่างไร?ให้มีผลลัพธ์ที่ดี นำไปใช้เพื่อบรรลุความสำเร็จตามนโยบายองค์กร วันนี้ผู้เขียน ขอแนะนำแนวทางกำหนดแบบง่ายๆ ซึ่งเป็นบันไดขั้นแรก ในการวางระบบจัดทำระบบประเมินผลงานตามดัชนีชี้วัด ควรเริ่มกำหนดตัวชี้วัดอะไรก่อน?
หากเราวางตัวชี้วัดได้ดี แน่นอนย่อมเกิดแรงจูงใจ เกิดการขับเคลื่อนองค์ความรู้(Knowledge Management)ในองค์กร มีความยุติธรรมในการประเมิน และเกิดการปรับเปลี่ยนสู่ทิศทางทำงานที่ดีขึ้น 

วิธีกำหนด KPI 

          1. กำหนดตัวชี้วัดหลักขององค์กร กำหนดขึ้นตามนโยบายที่ต้องการให้ทุกส่วนงานในองค์กรต้องมีส่วนผลักดัน ให้เป็นไปตามเป้าหมาย ไม่จำเป็นว่าต้องมีตัวชี้วัดหลายตัว แต่ให้นึกถึงความสามารถที่ทุกคนในองค์กรไปได้ถึงจุดหมาย อาจกำหนดตั้งตัวชี้วัด อิงตามหลัก Balanced Scorecard(BSC) ทั้ง 4 ด้าน คือ ด้านลูกค้า (Customer) ,ด้านการเงิน(Financial),ด้านกระบวนการภายใน(Internal Process) และด้านการเรียนรู้เติบโต ( Learning and Growth)
            2. กำหนดตัวชี้วัดหลักในหน่วยงาน การกำหนดตัวชี้วัดหลักในแต่ละหน่วยงาน ตั้งตามหน้าที่งาน แผนกงานที่รับผิดชอบหลักตาม JD ของแผนก บางแผนกไม่จำเป็นต้องมีตัวชี้วัดครบ ทั้ง 4 ด้านตามหลัก BSC เช่น แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ ไม่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการเงินโดยตรง เหมือนการตลาดหรือบัญชี การกำหนดแนวทางตัวชี้วัดหลักหน่วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศ จึงมีแค่ 3 ด้านคือ ด้านลูกค้า ,ด้านการเรียนรู้และด้านกระบวนการ แต่ให้ถือว่า การตั้งตัวชี้วัดที่เกี่ยวกับการประหยัดพลังงานหรือลดทรัพยากรที่จำเป็นในส่วนงาน เป็นการตั้งตัวชี้วัดที่เกี่ยวกับกระบวนการได้
          3. กำหนดตัวชี้วัดรายบุคคล ตัวชี้วัด(PI)รายบุคคลนั้น มีจำนวนมาก แปรเปลี่ยนไปตามสภาพการณ์ เศรษฐกิจ ประสบการณ์เชี่ยวชาญ การตั้งตัวชี้วัดหลัก(KPI)จึงเกิดมาจากการตั้งตัวชี้วัดในงานที่อาจมีจำนวนมากตาม JD ,JS เมื่อได้ตัวชี้วัดแล้ว อย่าลืมว่า ต้องมีการประชุมทีมที่เกี่ยวข้องในงาน ทั้งหัวหน้า ผู้ร่วมงาน เพื่อกำหนดหาน้ำหนักคะแนน (Weighted Score) ไม่ใช่เลือก PI ตามชอบใจมากี่ตัวก็ตาม นำไปวัดผลประเมินเป็นตัวชี้วัดหลักได้ทันที สำหรับหัวหน้างาน การตั้งหัวข้อกำหนดตัวชี้วัด เปลี่ยนไปตามการบริหารจัดการ(Management ) ส่วนผู้ปฏิบัติงาน การตั้งตัวชี้วัดหลักขึ้นอยู่กับภาระหน้าที่หลักตามคุณลักษณะหน้าที่งาน เท่าที่ได้พบการจัดทำในองค์กรที่เริ่มจัดทำระบบบริหารผลงานในช่วงแรก บางท่านมักสับสนนำKPIและ Competency มาพันรวมกันอิรุงตุงนัง มีประสบการณ์ไม่ดีกับการระบบประเมินแบบเดิมๆ เข้าใจว่า Competency เป็นการประเมินที่ไม่ดี เป็นนามธรรม
          KPI คือตัวชี้วัดหลักที่มีรูปแบบเชิงปริมาณ ชี้วัด จับต้องได้ตามหลัก S -M -A- R -T แต่ Competency มีการจัดทำได้สองแบบ คือ แบบเชิงคุณภาพ ยอดเยี่ยม ดีมาก ดี พอใช้ ปรับปรุง อีกแบบคือเชิงปริมาณ บอกจำนวนครั้ง ปริมาณผลลัพธ์ โครงการบรรลุ การบริหารจัดการทีม การบรรลุความสามารถ (ให้จำว่าตัวCompetencyนี้ ไม่เกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดหลักโดยสิ้นเชิง แต่คือการวัดความสามารถหรือเรียกการประเมิน พรแสวงและพรสวรรค์)
ดังนั้น ในขั้นนี้แนะนำให้กำหนดน้ำหนักคะแนนลงในแบบฟอร์ม โดยแบบฟอร์มกำหนดน้ำหนักคะแนน ควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับ ลำดับ ตัวชี้วัด เป้าหมาย ข้อมูลสถิติเดิม ความถี่ ระดับคะแนนประเมิน สูตรคำนวณ เป็นต้น(การhtออกแบบแบบฟอร์ม(Weighted Score Form)ขึ้นอยู่กับผู้ออกแบบ บางท่านนำไประบุลงฟอร์มประเมินผลปลายปี หรือ แยกเป็นอีกแบบฟอร์มไม่ผิดค่ะ)
          4. กำหนดตัวชี้วัดรอง ตัวชี้วัดบางตัวมีการตรวจนับ จัดเก็บ แต่ไม่ตรงกับตัวชี้วัดหลักในหน่วยงานหรือไม่ถูกเลือกกำหนดเป็นตัวชี้วัดหลัก ถือเป็นตัวชี้วัดรอง ที่ต้องมีการเก็บตามJD ไม่ทิ้งขว้าง ปล่อยให้ผ่านเลยไปแบบไร้ความสำคัญ ต้องมีการเก็บบันทึกไว้ในสารบัญแผนก บางตัวชี้วัดเป็นการเก็บตามภาระงาน ความสามารถในงาน เรียก KAI หรือบางครั้งจำให้ง่าย ผู้ขียนจึงแนะนำลูกศิษย์เรียกว่า “ไก่ ไม่จำเป็น” กลุ่มตัวชี้วัดนี้ ตำราบางเล่มเรียก Specific Functional Competency เช่นตัวชี้วัดตามงาน Routine ทั่วไป ซึ่งถ้าเราเข้าใจ แยกแยะระหว่าง KPI ,PI, Competency ได้ดี เราจะสามารถกำหนดตัวชี้วัดแต่ละตัวได้โดยง่าย ไม่มีข้อกังขา
          5. กำหนดตัวชี้วัดร่วมสายงาน แน่นอนว่า ตัวชี้วัดร่วมหรือเรียกว่า CPI(Common Performance Indicator) นั้น ต้องคิดคะแนนประเมินร่วมสายงานหรือแผนกงานที่เกี่ยวข้องร่วมกัน แต่จะคิดคะแนนมากหรือน้อยอยู่ที่การกำหนดคะแนนรับผิดชอบประชุมแผนกร่วมที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ตัวชี้วัดร่วม เรื่อง การจัดซื้อเครื่องตรวจอัลตราซาวด์สำหรับหญิงตั้งครรภ์แผนกผู้ป่วยนอกสูติ -นรีเวช ระยะเวลาจัดซื้อ 3 เดือน มีแผนกที่เกี่ยวข้อง 4 แผนก คือ แผนกจัดซื้อทำหน้าที่จัดหาบริษัทนำเสนอเครื่องฯ แผนกการเงินอนุมัติงบประมาณจัดซื้อ แผนกสูตินรีเวชพิจารณาคัดเลือกบริษัทที่นำเสนอให้ตรงกับความจำเป็น ความต้องการ และแผนกธุรการ ทำหน้าที่เสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณาอนุมัติงบประมาณ หากการจัดซื้อได้ตามเกณฑ์ก่อน 3 เดือน แต่ละแผนกมีคะแนนสัดส่วนเฉลี่ยเท่ากัน ได้ผลคะแนนตามตัวชี้วัดร่วมนี้ หากตัวชี้วัดร่วมที่มีผู้ทำงานแต่ละแผนกมากกว่า 1 คนที่รับผิดชอบ ผู้ทำการเก็บต้องคำนวณเฉลี่ยนแต่ละคนออกมาอีกครั้ง
          นี้คือวิธีการกำหนดตัวชี้วัดแต่ละตัวขั้นแรก ก่อนดำเนินงานในขั้นตอนอื่น เช่น ประชุม วางแผนผนก กำหนดผู้จัดทำ โดยผู้รับผิดชอบดูแลกิจกรรมประเมินผลต้องศึกษารายละเอียดแต่ละแผนกให้ครบถ้วน เดิมเราเคยมี JD แล้วไม่ได้หมายความว่า จะสามารถกำหนดตัวชี้วัดได้ทันที การวิคราะห์หน้าที่งานตามหลักการ JAจึงต้องมีการทำทุกแผนก หากต้องเสียเวลาในการวิเคราะห์มาก ผู้เขียนเสนอแนะแนวทางลดระยะเวลาการแสวงหาข้อมูลเดิม โดยให้นำข้อมูลผลลัพธ์การทำงาน(Historical Statistics) ย้อนหลัง 1 ปี ทุกแผนก เป็นส่วนสำคัญในการกำหนดตัวชี้วัดช่วงแรก ถ้าแผนกใดมีการจัดเก็บลงฐานข้อมูลยิ่งง่ายต่อการสานต่อ KPI
          คำถาม คือ แล้วถ้าอยากทำ KPI จริงจังขึ้นมา มีแต่JDตามอำเภอใจ ไม่เคยรวบรวมไว้ส่วนกลาง ไม่เคยเก็บข้อมูลอะไรไว้เลยสักนิด จะทำอย่างไร? คำตอบ คือ เริ่มนับหนึ่งใหม่ ประชุมแผนก รวบรวมJD วิเคราะห์งาน ประชุมทีมร่วมสายงาน และเริ่มดำเนินงานตามวิธีการกำหนด KPI ที่ผู้เขียนได้เขียนไว้ข้างต้น 5 ข้อ เท่านั้น งานยากก็ง่ายกว่า ปอกกล้วยเข้าปากลิงค่ะ …. วิธีกำหนด KPI

#kpi #competency #PI #Historical_Statistics #JD #JA # CPI #KAI
# Weighted_Score #SMART # Balanced_Scorecard #BSC #KM
#ตัวชี้วัดหลัก #ตัวชี้วัดร่วม #ระบบประเมินผล #สมรรถนะ #ความสามารถ
#อบรม #หลักสูตร #กำหนด #วิธี #ผลลัพธ์  

ร่วมแสดงความคิดเห็น

ร่วมแสดงความคิดเห็น



รูปโปรไฟล์ :



04 May 2018 19:42:45 1.47.46.xxx
ขอบคุณครับอาจารย์ ได้ประโยชน์มากทีเดียว
03 Sep 2018 18:50:21 1.46.131.xxx
คิดถึง อาจารย์ กี้ จัง สอนเข้าใจง่ายและทุ่มเทงาน อบรม,ที่ปรึกษา,ออกแบบระบบ,ติดตามประเมินผล,พัฒนาองค์กร,วิจัยองค์กรอบรม,ที่ปรึกษา,ออกแบบระบบ,ติดตามประเมินผล,พัฒนาองค์กร,วิจัยองค์กร
erurgessormanok 22 Apr 2020 01:17:42 195.154.183.xxx
big fish casino online casino real money casino online slots play slots online [url=http://casinorealmoneysoe.com/ ]online casinos [/url]
Dreacililleno 05 May 2020 17:21:47 62.210.202.xxx
http://casinoslotspc.com/ free slots games free casino world class casino slots play online casino
Dreacililleno 09 May 2020 17:47:19 62.210.202.xxx
http://onlinecasinofbk.com/ casino slots online casinos slots games slots games free
Dreacililleno 13 May 2020 02:53:01 62.210.202.xxx
gold fish casino slots casino game big fish casino free casino games [url=http://onlinecasinofbk.com/ ]play online casino [/url]
Dreacililleno 14 May 2020 08:59:48 62.210.202.xxx
cbd oil for dogs cbd oil for sale hemp oil for pain buy cbd oil online [url=http://cbdoilusd.com/ ]cbd [/url]
Dreacililleno 14 May 2020 14:51:21 62.210.202.xxx
best cbd oil cbd for sale cbd oil for sale
Dreacililleno 14 May 2020 20:57:59 62.210.202.xxx
cbd hemp cbd for sale pure cbd oil cbd oil for pain [url=http://cbdoilusd.com/ ]cbd hemp [/url]
Dreacililleno 15 May 2020 03:27:21 62.210.202.xxx
cbd cream cbd oil for dogs hemp oil for pain cannabis oil
Dreacililleno 15 May 2020 10:29:47 62.210.202.xxx
cbd oil cbd medic cbd products cbd
Dreacililleno 18 May 2020 13:45:53 62.210.202.xxx
http://cbdoilglk.com/ cannabis oil cbd oil store pure cbd oil cbd oils
Dreacililleno 19 May 2020 13:54:33 62.210.202.xxx
cbd oil benefits cbd oil for dogs cbd gummies walmart cbd online
Dreacililleno 20 May 2020 03:02:00 62.210.202.xxx
cbd products buy hemp oil cbd oils
Dreacililleno 20 May 2020 23:23:28 62.210.202.xxx
http://buycbdoilwalm.com/ cbd pills cbd oils cbd pure cbd medic
Dreacililleno 21 May 2020 05:55:29 62.210.202.xxx
http://buycbdoilwalm.com/ best cbd oil [url=http://buycbdoilwalm.com/ ]cbd oil store [/url] best cbd oil
Dreacililleno 21 May 2020 12:48:15 62.210.202.xxx
cbd hemp hemp oil for pain cbd oil online cbd oil [url=http://buycbdoilwalm.com/ ]best cbd oil [/url]
erurgessormanok 21 May 2020 23:54:52 195.154.183.xxx
buy cbd oil online best cbd oil buy cbd oil medterra cbd
Dreacililleno 22 May 2020 05:54:11 62.210.202.xxx
cbd oil for pain [url=http://buycbdoilonline.us.com/ ]cbd gummies walmart [/url] cbd oil for pain buy cbd cbd
erurgessormanok 22 May 2020 06:48:32 195.154.183.xxx
cbd oil online http://cbdoilrx.us.com/ cbd vape buy cbd oil cbd oil benefits
Dreacililleno 22 May 2020 12:27:32 62.210.202.xxx
hemp oil http://buycbdoilonline.us.com/ pure cbd oil cbd oil for dogs cbd vape
Dreacililleno 22 May 2020 18:52:12 62.210.202.xxx
http://buycbdoilonline.us.com/ cbd oil for dogs cbd gummies walmart cbd oils cbd for dogs
Dreacililleno 23 May 2020 01:21:28 62.210.202.xxx
buy cbd oil [url=http://buycbdoilonline.us.com/ ]cbd near me [/url] cbd oils cbd oils
Dreacililleno 23 May 2020 07:57:02 62.210.202.xxx
cbd oil store [url=http://buycbdoilonline.us.com/ ]cbd [/url] buy cbd buy cbd oil cbd oil for pain